La Croix-Rouge française continue d’innover pour s’adapter aux évolutions de la société et mener à bien ses missions de prévention, de protection, de soin et d’accompagnement. Parce qu’innover signifie aussi s’interroger sur sa manière de travailler, l’association a décidé de se doter d’un nouvel outil collaboratif, Google Workspace, et a baptisé le projet de son déploiement « Unis », acronyme de sa philosophie et de son ambition : « Utiliser le numérique pour plus d’impact social ».

« Solution collaborative proposée par Google, orientée sur le travail en équipe, Google Workspace permet de créer, gérer et partager tous types de documents à travers différents canaux, explique Frédéric Bousson, directeur des systèmes d’information. Elle comprend une messagerie, un agenda et une suite bureautique (traitement de texte, tableur, application dédiée aux présentations, etc.). Elle offre également d’autres services comme, par exemple, la visioconférence, le chat (discussion instantanée) et des espaces de stockage partagés. » Présentant de nombreux atouts, cette solution n’a pas été sélectionnée au hasard. « Afin d’effectuer le meilleur choix pour les bénévoles et les salariés de la Croix-Rouge française, un groupe de travail, rassemblant toutes les parties prenantes et représentant toutes les activités, a été constitué dès décembre 2017 », indique Marie Alméras, adjointe au directeur délégué à l’innovation et à la transformation. État des lieux, étude comparative des outils collaboratifs disponibles, expérimentation de deux solutions dans deux établissements et deux unités locales, consultation des acteurs de terrain, travail sur la transformation des pratiques, etc., plusieurs étapes ont conduit au choix de Google Workspace, en raison de sa performance, de sa simplicité d’utilisation, de l’ergonomie des outils proposés et des options de sécurisation disponibles.

Favoriser la coopération

Le projet Unis poursuit quatre grands objectifs : donner les moyens à chacun de remplir sa mission, en proposant à l’ensemble de l’association l’environnement numérique le plus efficace et le plus pertinent ; favoriser structurellement la coopération, en donnant toute la puissance nécessaire à la multi-spécialité de la Croix-Rouge française et à sa double dimension, bénévole et salariée ; inclure l’ensemble des acteurs de l’association dans la société numérique en proposant à chaque volontaire la création d’une adresse nominative « @croix-rouge.fr » et en offrant de nombreux supports d’aide à la prise en main de l’outil ; et, enfin, faire évoluer les pratiques pour renforcer l’impact social de l’association. En effet, la vocation du projet Unis est d’améliorer notre efficience et notre agilité pour être en capacité d’accroître notre impact social. En partageant nos compétences, nos savoirs, nos savoir-faire et nos expériences, il devient plus facile de construire les meilleures réponses aux problématiques soulevées tous les jours sur le terrain.

Un déploiement en douceur

Comme tout changement, la transition d’un outil à un autre représente un défi pour l’ensemble des participants. Pour qu’elle soit réussie, plusieurs dispositifs sont donc mis en place, à commencer par la constitution d’un réseau de 1 500 ambassadeurs de proximité. « Bénévoles et salariés, issus de toutes les activités et de tous les territoires de la Croix-Rouge française, ces ambassadeurs Unis se sont portés volontaires dès le mois de mars, précise Juliette Valains, responsable de la transformation digitale à la direction déléguée à l’innovation et à la transformation. Après une formation complète, ils contribueront à diffuser les bonnes pratiques et seront là pour accompagner ceux qui auraient éventuellement besoin de conseils. » Entre juin et octobre, ils ont eu le temps nécessaire pour se familiariser avec la solution avant le mois de novembre qui marque le début de la migration de l’ensemble des salariés et bénévoles vers Google Workspace. Outre la possibilité de faire appel à un ambassadeur sur son territoire, chacun peut se tourner vers le centre de ressources en ligne (le site unis.croix-rouge.fr) qui rassemble tous les contenus nécessaires à une bonne prise en main de l’outil, y compris des parcours d’auto-formation. Par ailleurs, le passage de tous les bénévoles et salariés ayant une adresse nominative « @croix-rouge.fr » sur Google Workspace sera organisé dans le temps, par vagues d’utilisateurs ayant l’habitude de travailler ensemble. Le déploiement s’échelonnera ainsi sur le mois de novembre. Il est important de préciser que les adresses nominatives ne changeront pas et resteront sous le format « prenom.nom@croix-rouge.fr ».

Simplicité et fluidité

Il y aura bien sûr des questions, des tâtonnements, un temps d’adaptation. « Cependant, une fois passée cette période de transition pendant laquelle nous devrons changer nos habitudes, nous gagnerons en simplicité et fluidité, complète Juliette Valains. Nous réduirons le nombre d’emails, nous partagerons avec facilité nos documents sans compromettre la sécurité de l’information, nous gagnerons du temps dans la gestion des versions de documents, nous collecterons les informations rapidement, nous pourrons nous identifier et nous contacter beaucoup plus facilement. » Tout en assurant la sécurité des données et le respect des normes légales, ce nouvel écosystème va faciliter la collaboration et le travail d’équipe, en privilégiant la transversalité et en donnant à chacun les moyens de remplir au mieux sa mission, malgré la crise sanitaire qui se prolonge et les règles de distanciation sociales qui en résultent. Le projet Unis constitue ainsi « une étape majeure dans la modernisation et la transformation des moyens informatiques de la Croix-Rouge française, en fédérant encore mieux les utilisateurs », souligne Frédéric Bousson.

unis.croix-rouge.fr

support.google.com